Erfolgreiche Softwareeinführng
Eine praxisorientierte Projektmethodik um Prozesse in Systemen zu digitalisieren
Seit März 2024 schreibe ich jeden Freitag über das Vorgehen zur Softwareinführung. Es hat sich herauskristallisiert, dass es vier Bereiche gibt, die ich näher beleuchtet und im Detail formuliert habe.
Im Mittelpunkt steht der zu digitalisierende Prozess und ist umrandet von dem Vorgehen, den Teilnehmenden und den Tools. Einige gängige Themen habe ich neu gedacht und überarbeitet und die vier Bereiche habe ich aus verschiedenen Blickwinkeln im Detail betrachtet und beschrieben.
Der Prozess
Der Prozess steht im Mittelpunkt einer Einführung einer Software. Die einzuführende Software ist nur die Unterstützung des Prozesses. Daher müssen, bevor eine technische Lösung angegangen wird, zuerst die Anforderungen formuliert sein.Um einen Prozess zu formulieren, müssen die Anforderungen an den Prozess allen klar sein und die Summe der Anforderungen ergeben den Prozess. Die Anforderungen und wie damit umgegangen werden sollte, ist später genauer aufgeführt.
Ein Prozess ist ein Arbeitsablauf für ein bestimmten Bereich. Dieser Ablauf kann mehrere Ausprägungen, also Anwendungsfälle haben. Daher ist es zuerst wichtig zu verstehen um was es genau geht.
Jeder Prozess hat einen Start, mindestens einen Zwischenschritt und ein Ende. Mit dieser Vorlage kann man in jede Prozess-Beschreibung beginnen. Prozesse haben natürlich mehr Schritte und komplexere Prozesse können Abzweigungen haben. Daher Ist neben einem Prozess auch immer der Anwendungsfall oder die Anwendungsfälle wichtig zu verstehen. Ein Anwendungsfall ist eine Auflistung von Schritten, die in dem Prozess durchgeführt werden. Der Unterschied zu einem Prozess ist, dass der Prozess allgemein den Schritt beschreibt und der Anwendungsfall die Durchführung des Prozesses mit konkretisiert.
Das Vorgehen
Einige Grundlegende Themen sind jedoch immer gleich. In einem Projekt, in dem ein Prozess digitalisiert werden soll, ist es zuerst wichtig, ein Projekt im Setup zu starten. Dann das IST zu verstehen und dass Soll zu formulieren. Mit diesem Wissen kann eine Übersetzung in Systeme erfolgen, bevor mit der Umsetzung von grob nach fein begonnen werden kann. Ist alles umgesetzt, sollte integrativ getestet werden und abschliessend kann der Prozess mit digitalisierter Unterstützung angewendet werden. Alle diese Schritte sind Teil der Vorgehensweise.Die Teilnehmenden
Aktuell arbeiten immer noch Menschen miteinander. Sie werden zwar punktuell von mehr oder weniger automatisierter Software und künstlicher Intelligenz unterstützt. Jedoch ist die künstliche Intelligenz im Jahr 2025 noch nicht so weit, eine Softwareeinführung ohne das Zutun von Menschen durchzuführen.Bei der Organisation eines Projektes geht es darum, bestimmtes Wissen und Erfahrung in dem Projektteam zu haben. Ein zusammenwürfeln von Teilnehmenden und schauen wir mal, wo wir rauskommen, wird nur selten funktionieren und hat mit Glück zu tun. Professionell sollte daher klar auf die Aufgabenstellung gesehen werden und folgende „Rollen“ sollten in der entsprechenden Seniorität vorhanden sein.
Die Tools
Jede Arbeit sollte strukturiert und idealerweise dokumentiert erfolgen. Wenn mindestens jemand mit einer anderen Person arbeitet, also mindestens zwei Menschen zusammenarbeiten, sollte sie sich an einem gemeinsamen Ort austauschen können. In der heutigen Welt kann das persönliche Gespräch über Online-Dienste sehr einfach zusammengearbeitet werden. Und Projekt-Dokumentation sollte für alle je nach Rolle sofort zugänglich sein.Daher ist zum einen eine gemeinsame Entscheidung, WO dokumentiert und sich ausgetauscht wird und zum anderen WIE der Austausch aussieht.