Das Projektmarketing intern und auch extern ist ein wichtiges Instrument, um auf geplante Änderungen, sei es organisatorisch, prozessual, funktional, oder technisch aufmerksam zu machen und positives Interesse an dem Projekt und den geplanten Änderungen zu wecken und zu vertiefen. Angefangen bei einer transparenten Kommunikation, dass nicht der "Flurfunk" schneller ist und mit den richtigen Informationen, dass nicht falsche Eindrücke entstehen. Dann sollten regelmässige Informationen während dem Projekt geteilt werden. Auch ein Einholen von Feedback ist Teil der Kommunikation.
In dieser Blogreihe gehe ich auf die im Bild aufgeführten 8 Phasen im Projekt ein und worauf im Projektmarketing in den Phasen geachtet werden sollte. Heute die letzten Phasen Integration und Anwenden.
Integration
Weiterhin muss regelmässig über den Fortschritt informiert werden, wie in IST-Verstehen beschrieben.
Nachdem das System fertiggestellt ist, geht es in die fachlichen und technischen Integrationstests, letzte Optimierungen und eventuell in einen Pilotbetrieb. Ist das alles abgeschlossen, wird das System oder die Anpassung produktiv gestellt.
Dieser Fortschritt und die Meilensteine dazu sollten sehr zeitnah kommuniziert werden, um bei den späteren Nutzern die Vorfreude auf das baldige neue System zu erhöhen, dass es nicht mehr lange dauert, bis sie starten können.
Wie bei den ersten Schulungen in der Phase Umsetzung von Grob nach Fein sollte die Herleitung aus dem Projektstart und die Übersetzung, wie es im System umgesetzt wurde zu Beginn präsentiert werden, dass alle in der Schulung die Gründe für eventuell geänderte Abläufe, Verantwortlichkeiten, oder gar Arbeits-Aufgaben verstehen und mit einem guten Gefühl an das neue System gehen.
Anwenden
Es gibt den geflügelten Satz „nach dem Projekt ist vor dem Projekt“. In der heutigen Zeit ändert sich vieles immer schneller. Daher ist es zuerst einmal wichtig, von den Anwendern ein Feedback aktiv einzuholen, wie sich das System verhält, wie die Prozesse funktionieren und wie die Anwender damit zurechtkommen.
Ein System, dass mit einer guten Idee nicht so genutzt werden kann oder wird, macht nicht viel Sinn. Da eine Software Prozesse und Abläufe unterstützen soll, ist genau das wichtig.
Unterstützt die neue oder angepasste Software den Prozess und bringt es Arbeitserleichterung, oder hakt es bei Schritten in der Nutzung? Funktioniert die eventuell neue Aufgabenverteilung der Beteiligten, oder muss hier eventuell nachgeschärft oder nachgeschult werden.
Ein initiales und fortlaufendes einholen von Feedback und ein klarer Plan zur Optimierung oder Weiterentwicklung in einem Folge-Projekt muss in dem Projektmarketing auch nach dem eigentlichen Projekt weiterlaufen.