Das Projektmarketing intern und auch extern ist ein wichtiges Instrument, um auf geplante Änderungen, sei es organisatorisch, prozessual, funktional, oder technisch aufmerksam zu machen und positives Interesse an dem Projekt und den geplanten Änderungen zu wecken und zu vertiefen. Angefangen bei einer transparenten Kommunikation, dass nicht der "Flurfunk" schneller ist und mit den richtigen Informationen, dass nicht falsche Eindrücke entstehen. Dann sollten regelmässige Informationen während dem Projekt geteilt werden. Auch ein Einholen von Feedback ist Teil der Kommunikation.
In dieser Blogreihe gehe ich auf die im Bild aufgeführten 8 Phasen im Projekt ein und worauf im Projektmarketing in den Phasen geachtet werden sollte. Heute die Phase Übersetzung in Systeme.
Weiterhin muss regelmässig über den Fortschritt informiert werden, wie in IST-Verstehen beschrieben.
Bei der Übersetzung in Systeme wird der neue Prozess in Systeme übersetzt, heisst, mit welchen Systemen der Prozess wie konkret unterstützt werden soll.
Das kann eine Anpassung in dem bestehenden System, oder aber auch neue Systeme heissen. Diese Veränderung sollte zu Beginn der Phase und wenn es Änderungen daran gibt auch zwischendurch kommuniziert werden.
Zum Ende der Phase sollte aber auf jeden Fall präsentiert werden, welche Systeme geplant sind zu nutzen, warum genau diese genutzt werden sollen und grob welche Prozesse oder Schritte in welchem System von welcher Benutzergruppe durchgeführt werden sollen.
Das Einführen neuer Software kann positiv, aber auch negativ aufgenommen werden. Positiv, wenn aktuell eine veraltete Software genutzt wird, und die neue „schöner“ ist und einfacher bedient werden kann oder die Prozesse besser integriert sind und die Arbeitsschritte und eventuelle Doppeleingaben weniger werden. Negativ, weil jede Veränderung oftmals skeptisch von Menschen aufgenommen wird.
Daher sollten in diesen Präsentationen auf die Vorzüge der neuen Software und die Optimierungen und Verbesserungen für alle Beteiligten eingegangen werden.
Wenn es aus der Übersetzung in Systeme Veränderungen an der Planung gibt, sollten diese hier klar mit ihren Begründungen und transparent kommuniziert werden.