Das Projektmarketing intern und auch extern ist ein wichtiges Instrument, um auf geplante Änderungen, sei es organisatorisch, prozessual, funktional, oder technisch aufmerksam zu machen und positives Interesse an dem Projekt und den geplanten Änderungen zu wecken und zu vertiefen. Angefangen bei einer transparenten Kommunikation, dass nicht der "Flurfunk" schneller ist und mit den richtigen Informationen, dass nicht falsche Eindrücke entstehen. Dann sollten regelmässige Informationen während dem Projekt geteilt werden. Auch ein Einholen von Feedback ist Teil der Kommunikation.
In dieser Blogreihe gehe ich auf die im Bild aufgeführten 8 Phasen im Projekt ein und worauf im Projektmarketing in den Phasen geachtet werden sollte. Heute die Phasen IST verstehen und SOLL definieren.
IST verstehen
Ab hier sollte regelmässig über den Fortschritt des Projekts informiert werden. Gab es Anpassungen an den Zielen und dem Inhalt, wo stehen wir im Projektplan und den geplanten Meilensteinen und gibt es Veränderungen an der Zeitplanung.
Bei der Aufnahme der IST-Prozesse werden schon erste Verbesserungs- und Optimierungs-Themen aufgenommen, Diese sollten zusammengefasst kommuniziert werden, um hier zum einen alle Beteiligten und von den Verbesserungen und Optimierungen betroffenen Personen frühzeitig über alle Ideen der Verbesserungen und Optimierungen proaktiv zu informieren.
Soll definieren
Weiterhin regelmässig über den Fortschritt informieren wie in IST-Verstehen beschrieben.
Bei der Definition des „Soll“ werden die Use-Cases und die Prozesse überarbeitet und das neue Zielbild erarbeitet. Dieses sollte regelmässig und spätestens zum Ende der Phase präsentiert werden.
Veränderungen, die grössere Auswirkungen auf die Arbeitsweise und die Organisation, also eventuell die Arbeitsweise einzelner bis hin zur Veränderung ganzer Abteilungen haben, sollten regelmässig mit Begründung präsentiert werden.
Hier ist wichtig, dass auf die Personen oder Gruppen besonders eingegangen wird, bei denen sich die Arbeitsweise ändert, oder eventuell auch Aufgaben wegfallen.
Es sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass Personen oder Gruppen nicht den Eindruck bekommen, nicht mehr gebraucht zu werden, oder wenn das der Plan ist, ein Sozialplan aufzustellen und die Menschen nicht vor vollendete Tatsachen zu stellen, sondern diese mit ihnen im Vorfeld persönlich zu besprechen.
Oft sind jedoch Änderungen, die Arbeitserleichterungen bringen nötig, um eine Überlast auszugleichen, oder das Wachstum zu ermöglichen, also Zeit für andere Themen freizuschaffen.