Grundsätzlich gibt es mehrere Kostenfaktoren, die bei einer Schätzung für ein Projekt relevant sind. In einer Softwareeinführung sind nicht nur die offensichtlichen Kosten wichtig. Hier entstehen pro Projektphase Lizenz-/ Betriebskosten und Aufwände in Stunden. Die Visualisierung beschreibt auf der Zeitschiene, welche Kosten wann anfallen. Alle diese Kosten sollten in einem Projekt berücksichtigt werden.
Analyse( Lizenz/ Betriebskosten) Alte Software incl. Parallelbetrieb
Die aktuell eingesetzte Software ist in der heutigen Zeit meist ein inhouse System oder mehrere Systeme, die auf eigener Hardware oder virtuellen Servern laufen. Es gibt aber jetzt schon Lösungen, die als eine SaaS laufen (Software as a Service – also Monatlich, oder in einer anderen Periode sozusagen gemietet werden).
Analyse (Aufwände in Stunden) Kundendienst alte Software incl. Parallelbetrieb
Um die alte Software weiter im Betrieb halten zu können, wird auch bis sie abgeschaltet wird, ein Fachlicher und ein technischer Support benötigt.
Analyse (Aufwände in Stunden) Analyse und Definition der neuen Software
Ab Projektstart entstehen Kosten durch alle Beteiligten. In der Analyse Phase ist das die Begleitung des IST verstehen, Soll definieren und Übersetzung und Systeme.
Umsetzung (Aufwände in Stunden) Realisierung der neuen Software
Nach der Analyse-Phase geht es in die Umsetzungs-Phase. Hier sind interne wie externe Teilnehmende involviert, die gesondert bewertet und im Projekt nachverfolgt werden sollten.
Umsetzung (Lizenz/Betriebskosten) Lizenzen / Betriebskosten neue Software während der Umsetzung
Schon während der Umsetzungsphase fallen schon Kosten für die neue Software an. Früher musste Hardware angeschafft werden und Betriebssysteme und Datenbanksoftware, bevor die eigentliche Software installiert und der Zugriff teilweise von extern konfiguriert werden konnte. Heute fallen teilweise schon monatliche Lizenzkosten für die Nutzung der Entwicklungs- und Testumgebungen für viele Projektbeteiligten an.
Umsetzung (Aufwände in Stunden) Test und Produktivstellung
Für das Testen der Lösung sind weitere Teilnehmende notwendig, die berücksichtigt werden müssen.
Produktiv-Betrieb (Lizenz/Betriebskosten) Lizenzen / Betriebskosten neue Software während dem Betrieb
Kurz bevor allen späteren Nutzern des Systems geschult wird und die produktiven Daten migriert werden, müssen in vielen Systemen die Lizenzen für die neuen Nutzer des Systems schon lizensiert, aktiviert und zugeordnet sein.
Das kann auch einige Zeit vor der Produktivstellung notwendig sein, um ausführliche und reelle Tests durchführen zu können.
Produktiv- bis Ende Parallel- Betrieb (Aufwände in Stunden) Kundendienst neue Software
Schon vor dem Produktivstart entstehen Kosten für die Schulung und Übergabe des Systems an den Kundendienst.
Diese Mehraufwände eventuell parallel zu dem Kundendienst der alten Systemumgebung muss geplant werden.
Ist das System produktiv gestellt, unterstützt das Projektteam in der ersten Phase, und der Kundendienst begleitet. Somit ist dieser Aufwand einem Lernaufwand und ist doppelt zu berücksichtigen.
Erst wenn das Projektteam die Unterstützung nach der Produktivstellung beendet, startet der eigentliche Kundendienst.