Hier möchte ich auf ein paar Grundlagen eines Termins eingehen, die eigentlich klar sein sollten, aber dennoch immer wieder ins Gedächtnis gerufen werden sollten. Dieser Blog Eintrag teilt sich in vier Bereiche auf.
Heute gehe ich auf die Durchführung ein.
- Virtuell oder in Person: Es gibt immer mehr virtuelle Termine. Grundsätzlich sollte in einem Termin angegeben werden, ob er persönlich oder virtuell durchgeführt wird. Wenn viele Termine virtuell durchgeführt werden, sollte unbedingt darauf hingewiesen werden, wenn ein Termin persönlich durchgeführt wird. Auch wenn es im Termin steht, sollte es in der heutigen Zeit in dem Termin-Betreff aufgenommen werden.
- Moderation durch eine Person: Ein Termin muss geführt werden. Hierzu ist es Sinnvoll, eine Person als Moderator / Moderatorin zu benennen, um durch den Termin zu führen. Die Moderation kümmert sich um die Einhaltung der Themen und der Zeit pro Thema. Die Moderation kann natürlich auch inhaltlich Themen verantworten, muss dies aber nicht.
- Lange oder neu aufgekommene Themen aufnehmen und neu planen: Dauern Themen in einem Termin länger, oder sind neue Themen im Termin aufgekommen, müssen sie aufgenommen und geplant werden. Gerade wenn ein Thema doch länger dauert, als geplant ist es oftmals wichtiger, einen Termin zu vereinbaren, als vorschnell zu einem Entscheid zu kommen, der nicht alle Aspekte und Meinungen berücksichtigt hat. Und wie im Bereich Inhaltlich beschrieben, sollten neue Themen nicht im aktuellen Termin behandelt werden, sondern aufgenommen und neu geplant werden.
- Nächste Schritte planen: Kein Termin sollte Enden ohne nächste Schritte. Das kann ein Folge- Termin sein, aber auch wer welche Themen mitnimmt und wie weiter vorgegangen wird. In der Agenda sollte der Punkt klar als ein letzter Punkt immer aufgenommen sein und es sollte immer Zeit für die Besprechung und Festlegung der nächsten Schritte eingeplant und eingehalten werden.