Hier möchte ich auf ein paar Grundlagen eines Termins eingehen, die eigentlich klar sein sollten, aber dennoch immer wieder ins Gedächtnis gerufen werden sollten. Dieser Blog Eintrag teilt sich in vier Bereiche auf.
Heute gehe ich auf die Inhalte ein.
- Klar formuliert (Agenda): Ein Termin sollte im Vorfeld klar formulierte Themen in einer Agenda mit idealerweise maximal 5 Punkten haben. Die Agenda sollte ein Ziel verfolgen, das zu Beginn erläutert, und am Ende gemeinsam überprüft wird. Diese Agenda sollte allen beteiligten im Vorfeld auch gesendet werden. Oft ist es auch hilfreich zur Vorbereitung weitere Details schon mit den Teilnehmenden zu teilen. Sei es die Präsentationsfolien oder beispielsweise in OneNote die vorbereiteten Themen weiter detailliert.
- Abweichungen der Agenda vermeiden: Es sollte vermieden werden, Themen in Terminen zu diskutieren, die nicht Teil der Agenda sind. Werden andere Themen besprochen, fehlt eventuell die Vorbereitung, eventuell sind die richtigen Teilnehmenden nicht im Termin und die eigentlichen Themen kommen zu kurz oder es ist nicht genügend Zeit alle geplanten Themen zu besprechen. Kommen Themen auf, die besprochen werden müssen, sollten sie aufgenommen und in einem neuen Termin behandelt werden. Ist ein Thema aber in der Besprechung aufgekommen, dass ein geplantes Thema voraussetzt, oder behindert, muss gemeinsam im Termin entschieden werden, ob alle auf das Thema vorbereitet, und auch alle relevanten Teilnehmenden im Termin sind, die Agenda geändert und das Thema dennoch in diesem Termin behandelt wird.
- Am Ende prüfen, ob alle Ziele erreicht wurden: Oft ist es in Terminen so, dass bis zur letzten Minute diskutiert wird, und alle schnell in den nächsten Termin „springen“. Am Ende von jedem Termin sollte sich Zeit genommen werden, um gemeinsam zu prüfen, ob die Agenda-Punkte alle abschliessend besprochen wurden. Ist das nicht der Fall, ist hier die Möglichkeit, einen Folgetermin direkt gemeinsam zu planen.