Hier möchte ich auf ein paar Grundlagen eines Termins eingehen, die eigentlich klar sein sollten, aber dennoch immer wieder ins Gedächtnis gerufen werden sollten. Dieser Blog Eintrag teilt sich in vier Bereiche auf.
Heute gehe ich auf die Teilnehmenden ein.
- Nur relevante nehmen Teil: Es ist schwierig nur die relevanten Teilnehmenden in einen Termin einzuladen. Grundsätzlich sollten alle eingeladen werden, die dem Termin förderlich sind. Zuerst sollten die Teilnehmenden eingeladen werden, die es direkt betrifft. Sei es organisatorisch, fachlich oder technisch. Dann kommt die Frage der Teilnehmenden, welche aus anderen Bereichen eventuell Informationen oder andere Blickwinkel mit einbringen können. Die Gruppe kann schnell gross sein und Teilnehmende können entweder passiv oder nur punktuell dem Termin etwas beitragen. Und die dritte Gruppe sind die, die über die Inhalte informiert sein müssen. Hier stellt sich die Frage, ob sie wirklich teilnehmen müssen und die Diskussion begleiten sollen, oder im Nachgang über den Verlauf und die Ergebnisse informiert werden.
- Klare Aufgaben im Termin: Wie zuvor die Teilnehmenden bestimmt wurden, sollten sie auch über ihre Aufgaben im Termin informiert sein. Also wer ist aktiver Teilnehmender, wer ist Inputgeber und wer ist als Zuhörender dabei. Die Aufgaben sollten im Vorfeld auch klar formuliert und verteilt werden. Wenn es kein Vortrag, Monolog oder Schulung ist, sollten die Teilnehmenden, die keine Aufgaben haben, sich fragen, ob sie wirklich teilnehmen müssen.
- Sind vorbereitet: Wie im vorigen Punkt sind die Aufgaben für den Termin im Vorfeld schon verteilt und jeder Teilnehmende sollte vorbereitet in den Termin kommen. Bei klaren Aufgaben sollten diese umgesetzt oder zur Diskussion vorbereitet sein. Bei Inputgebenden sollte auch eine Vorbereitung erfolgen, dass die Themen in dem Termin auch klar besprochen werden können und selbst Zuhörende sollten sich mit dem Thema im Vorfeld auseinandersetzen und sich selbst fragen, ob es Sinn macht, an dem Termin teilzunehmen.
- Halten sich kurz: Detailthemen können schnell sehr ausgeprägt sein. Jeder Teilnehmende sollte versuchen auch komplexe Themen kurz zu erklären und den eigenen Standpunkt so prägnant wie möglich zu teilen. Themen, die allen klar sind, sollten nur kurz angesprochen und nicht in voller Ausprägung erklärt werden. Eine Herleitung und Auswirkungen sind wichtig, aber wenn sie allen bekannt sind, braucht es dies in dem Termin nicht noch einmal. Anders wenn sie nicht bekannt sind, dann ist es wichtig, darauf einzugehen.
- Emotionen bleiben aussen vor: Das ist der wahrscheinlich schwierigste Punkt in der gesamten Auflistung. Emotionen (Gefühlsausbrüche) oder destruktive, also nicht hilfreiche Ausführungen haben in geschäftlichen Terminen nichts verloren – nur konstruktive Argumente sollten in einen Termin eingebracht werden. Es kann sein, dass Entscheidungen persönliche Auswirkungen haben. Diese sollten in Terminen aber nicht emotional diskutiert werden, weil die Teilnehmende oft nicht dafür verantwortlich sind. Solche Themen gehören mit den Vorgesetzten diskutiert. Anders ist es bei der eigenen Meinung und das Durchsetzen von Themen. Hier darf diskutiert werden, aber es darf nie emotional, sondern muss immer konstruktiv bleiben. Wird eine Diskussion Emotional, sollte sie abgebrochen und später eventuell mit einem Moderator nochmal neu begonnen, oder zur Entscheidung an die nächste höhere Stelle gegeben werden.