Hier möchte ich auf ein paar Grundlagen eines Termins eingehen, die eigentlich klar sein sollten, aber dennoch immer wieder ins Gedächtnis gerufen werden sollten. Dieser Blog Eintrag teilt sich in vier Bereiche auf.
Heute gehe ich auf die zeitliche Komponente ein.
- Frühzeitig einladen: Termine sollten nicht kurzfristig eingeladen werden, da sich Teilnehmende eventuell nicht ausreichend vorbereiten können.
- Ausreichend lange: Jeder Termin sollte so kurz wie nötig und ausreichend lange gehalten werden.
- Pünktlich starten und enden: Gerade in den virtuellen Terminen, aber auch in Physischen, sollte der Beginn und das Ende eingehalten werden. Zum einen aus Respekt zu allen Teilnehmenden, und zum anderen, ist die gemeinsame Zeit aus verschiedenen Blickwinkeln kostbar. Verspätet sich jemand, sollte es frühzeitig kommuniziert werden und reicht die Zeit nicht aus, muss ein neuer Termin gefunden und nicht einfach überzogen werden. Sind sich aber alle Teilnehmenden einig, dass der Termin verlängert wird, steht dem nichts entgegen.
- Pausen bei langen Terminen: Nicht nur die Mittagspause an einem Tages-Termin sollte geplant werden. Geschäftliche Termine haben oft sehr anspruchsvolle Inhalte. Oft sind es Teilnehmende nicht gewohnt, komplexe Themen in solchen Terminen zu folgen oder als Beteiligte mitzudiskutieren. Daher sollte nach spätestens 1,5 Stunden eine kurze Pause eingelegt werden. Diese Pausen sollten zu Beginn des Termins klar festgelegt werden. Die Moderation sollte die Themen inhaltlich so lenken, dass die Zeiten auch mit einem Themen-Abschluss oder mit einem klaren Stopp der Diskussion, dass sie nach der Pause wieder aufgenommen werden kann, moderiert werden.
- Beenden wenn früher fertig: Ein Termin muss nicht so lange dauern, wie er geplant wurde. Sind alle Themen besprochen, ist es keine Fehlplanung. Können Themen nicht weiter in der Runde besprochen werden, oder sind alle Themen schon geklärt, sind alle dankbar, wenn der Termin früher fertig wird. In der heutigen Zeit freuen sich viele, über „gewonnene Zeit“, in der andere Themen angegangen werden können, oder auch mal durchgeatmet werden kann.