In manchen Organisationen werden Themen egal welcher Detail-Tiefe oder Auswirkung auf das Unternehmen nur in bestimmten Gruppen geteilt, geheim gehalten oder erst zum letztmöglichen Zeitpunkt kommuniziert.
Das ist in der aktuellen Zeit eine veraltete Philosophie. Ob bei Fehlern die entstanden sind, personelle Entscheidungen, die aufkommen, oder organisatorische, technische oder Inhaltliche Änderungen im Projekt aufkommen. Also alle Themen, die kleinere oder grössere Auswirkungen auf das Projekt haben, sollten besser sofort und transparent kommuniziert werden, als die Information zurückzuhalten. Oft wird taktisch eine Information nicht sofort, oder an jede beteiligte Gruppe im Projekt kommuniziert. Das sollte aber in einem Projektteam, dass ein gemeinsames Ziel verfolgt, in jedem Fall vermieden werden.
Als projektbeteiligte Person in einem Projekt macht es keinen logischen Sinn, Fehler, Verzögerungen oder neue Erkenntnisse, die Auswirkungen haben zu verschleiern, verschleppen oder zu verschweigen. Jede Person, auch bei externer Unterstützung, ist Teil des Projekt-Teams und Rückschläge und Veränderungen muss das gesamte Team aushalten können. Ist dies nicht möglich, so steht die Zusammenarbeit nicht auf gesunden Beinen.
Fehler und Änderungen im Projekt passieren und in einem Projektverlauf werden fast immer neue Erkenntnisse und Situationen aufkommen, die mehr oder weniger Auswirkungen auf das Projekt haben.
Daher sollte von Beginn an in einem Projekt-Budget und der Zeitplanung unvorhergesehenes eingeplant werden. Um auf der einen Seite entstehende Fehler finanziell und zeitlich abfedern zu können. Denn wenn die Fehlerkultur offen ist, und jeder beteiligten Person oder Gruppe Fehler erlaubt, ist die Kreativität, Offenheit und Zusammenarbeit im Projekt angenehmer, weil sich nicht jeder immer die Gedanken machen muss, habe ich alles bedacht und richtig gemacht. Das heisst nicht, dass jeder in dem Projekt arbeiten kann, wie er oder sie will. Es muss schon hochkonzentriert und fokussiert im Projekt gearbeitet werden. Und auf der anderen Seite müssen Änderungen und Anpassungen im Projekt erlaubt sein. Änderungen kosten meist mehr Zeit und Geld. Beides sollte auch hier im Projekt berücksichtigt werden.
Die Transparenz im Projekt teilt sich in zwei Bereiche auf.
- Grundlegend sollten oben im Bild stehende Themen in einem Projekt zur Transparenz berücksichtigt werden.
- Transparenz sollte in jedem Bereich des Projekts wie im Bild stehend die wichtigsten gelebt werden.