Der Vergleich von der geplanten Zeit und dem Budget zu der noch ausstehenden geplanten Zeit und benötigten Budget sollte im Projekt immer bekannt sein.
Verschiedenen Interessenten für den Projektfortschritt verlangen eine unterschiedliche Detailtiefe des aktuellen Budgets und der Zeitplanung.
So ist das Management am Gesamt-Fortschritt interessiert, die Teilbereiche an ihren eigenen und an Themen mit Abhängigkeiten oder auf die sie angewiesen sind und die Mitarbeitenden an den eigenen und den Zu-und Nacharbeitenden.
Dies sind mehrere Dimensionen, die im Projekt nachverfolgt werden sollten. Hier kommt pro Prozess oder Phase und Thema der Vergleich zwischen Planung und den effektiv benötigtem. Rückblickend kann das einfach dargestellt werden. Jedoch ist es sehr wichtig mitten im Projekt zu wissen, ob die verbleibende Zeit und das Budget ausreichen.
Das ist in einer agilen Umgebung schwierig, da entgegen einem Wasserfall-Projekt, die genauen Aufgaben und Detail-Anforderungen oder Optimierungen erst im Projekt entstehen. Daher kann nicht der noch offene Aufwand und genutzte Zeit gegen das schon ausgegebene Budget und die Zeitplanung gestellt, und die Differenz mit dem Restbudget und dem Projektplan verglichen werden.
Es braucht eine Schätzung. Jede Agile Umsetzung sollte mehr Budget und Zeit einplanen, als eine Ideale Umsetzung benötigt. Es sollten immer je nach Bekanntheit und Erfahrung in der Umsetzung zwischen 20% und 50% mehr Zeit und Budget eingeplant werden. Das gibt der agilen Umsetzung die Flexibilität, Themen zu detaillieren oder umzubauen, wenn sie nicht wie gedacht oder geplant aussehen oder funktionieren.
Wichtig hierbei zu erwähnen ist, dass in Wasserfall-Projekten sehr oft Nacharbeiten entstehen, die auch zusätzliche Zeit und Budget benötigen. Daher ist das zusätzliche Budget nicht der Agilität geschuldet, sondern der unklaren initialen Definition.
Es gibt eine Aufteilung in Fortschritt inhaltlich und Nutzung Budget/Zeit. Die Aufteilung kann in folgender Detaillierung erfolgen:
- Einzelne Funktion (User Story)
- Komplexere Funktionalität (Test Case)
- Teilprozess
- Prozess
- Prozessgruppe
- Gesamtprojekt
- Geplant: Zeit und Budget, die für ein Thema oder Bereich initial geplant wurden
- Zusätzlich: Initial noch nicht bekannt, aber Budget und Zeit sind für zusätzliche Arbeiten berücksichtigt
- Zeit genutzt: Zeit, welche für die Umsetzung schon genutzt wurde
- Zeit aktuell geschätzt: Zeit, welche nach heutigem Stand noch benötigt wird, um das Thema abzuschliessen. In dem Beispiel im Bild sollte es zeitlich in dem geplanten Zeitraum und sogar früher als geplant fertig werden
- Budget genutzt: Budget, welches für die Umsetzung schon genutzt wurde
- Budget aktuell geschätzt: Budget, welches nach heutigem Stand noch benötigt wird, um das Thema abzuschliessen. In dem Beispiel im Bild wird mehr Budget benötigt, als geplant war, aber noch immer innerhalb des zusätzlichen Budgets