Arbeitstermine sind in Projekten noch immer relevant. Wir sind noch nicht so weit, und hoffentlich kommen wir in unserer Gesellschaft auch nicht zu dem Zeitpunkt, an dem wir nicht mehr miteinander reden.
Vieles kann automatisiert oder über ein System mit Aufgaben und Beschreibungen und deren Kommentar-Funktion auch ohne Termine abgestimmt werden. Dennoch dürfen und sollen Menschen noch miteinander reden.
Ein Termin ist ein Treffen von mindestens 2 Personen, die sich zu mindestens einem geschäftlichen Thema verabreden.
Sind Termine in grossen Gruppen notwendig, kosten sie schnell viel Zeit und somit Geld für den Projektsponsor. Daher sollten Termine so kurz und mit so wenig Teilnehmenden wie nötig geplant und durchgeführt werden. Hier ist oft ein Spagat zwischen ausdiskutieren von Themen und Entscheiden auf der Inhaltlichen Seite und wen braucht es als Meinungsgebende oder Teilnehmende, um die Diskussion eines Themas aus erster Hand mitbekommen zu haben. Gibt es fast nur Generalisten, ist es einfach, aber sind spezielle Kenntnisse gefragt und diese auf mehreren Teilnehmende verteilt und das Thema sehr komplex und hat viele Abhängigkeiten, kann es schon sein, dass ein Termin viele Teilnehmende haben muss, die es nur punktuell aktiv braucht. Hier muss für jeden Termin neu abgewägt werden, wie wichtig die Meinung und Teilnahme jeder Person an dem Termin ist.
Durch die Zeit der dezentralen Zusammenarbeit und der immer weiter ausgeprägten „Home-Office“- Arbeit sitzen Projektteams immer weniger an einem Ort in einem Büro oder sogar in einem Projekt-Raum. Somit ist es immer wichtiger, dass sich die Teilnehmenden eines Projektteams miteinander abstimmen. Das hat Vor- und Nachteile.
In Vor-Ort-Terminen werden oft viele Themen zusammengelegt und Tagestermine vereinbart, das sich eine Anreise auch lohnt. Hier sind dann viele Teilnehmende dabei, die teilweise nur punktuell benötigt werden. Vorteil hier ist die Informations-Verteilung auf viele Köpfe. Eine Diskussion mitzubekommen ist auch ein Mehrwert, selbst wenn es nicht das eigene Thema ist. Ein weiterer Vorteil ist, dass Teilnehmende aus anderen Bereichen einen anderen Blickwinkel in eine Diskussion bringen können. Voraussetzung ist jedoch, dass alle Teilnehmende sich aktiv an der Diskussion beteiligen müssen. Wenn auch nur aktiv folgen. Ein weiterer Vorteil ist das „Teaming“ (das Zusammenheits-Gefühl in dem Projekt). In den Pausen wird sich unterhalten – oft auch über das Projekt. Diese menschliche Komponente sollte nicht unterschätzt werden.
In virtuellen Terminen ist der Vorteil, da niemand anreisen muss, dass kurze inhaltlich unterschiedliche Termine mit jeweils unterschiedlichen Teilnehmenden geplant werden können. Hier kann gezielt auf Themen eingegangen werden und nur die relevanten Personen sind dabei. Dies verkürzt die Diskussionen und ist effektiver. Nachteil hier ist genau, was in Vor Ort Terminen den Vorteil ausmacht. Es gibt keine anderen Blickwinkel von Teilnehmenden aus anderen Bereichen die konstruktive Meinungen einbringen. Wenn sich alle einig sind in einem Thema, ist selten ein Fortschritt inhaltlich gegeben, sondern oft ein weiter so, mit dem aktuell gelebten (eventuell nur in einer neuen Software).
Abstimmungen in einem Projekt sind vielfältig und sollten nicht so viel werden, dass die Teilnehmenden nicht mehr zur Arbeit selbst kommen. Daher braucht es eine klare Struktur von Terminen im Projekt und deren Inhalte und jemand, der oder die sich um die Einhaltung der Termine, deren Teilnehmende ihrer Inhalte und der Termin-Grundlagen kümmert.