Wie in einem meiner ersten Bogs geschrieben, ist es hilfreich, konzentriert Aufnehmen, ständig Priorisieren, fokussiert Abarbeiten und kontinuierlich Überprüfen.
Wenn Aufgabenbereiche gross sind, oder sich über einen langen Zeitraum ziehen, kann es schnell dazu kommen den Blick auf das Wesentliche zu verlieren. Daher ist es immer wieder wichtig, das Tagesgeschäft, oder die Details, an denen gearbeitete wird, kurz zu Seite zu legen und grundsätzlich darauf zu schauen, ob das aktuelle noch das wichtige und das geplante ist.
Oft passiert es, dass in der Projektplanung und Reihenfolge von Themen oder konzeptionell oder in der Umsetzung bearbeitete Themen, nicht dem eigentlichen Plan des Projekts entsprechen. Auch passiert es schnell, dass in Diskussionen von einem groben Thema ein Detail lange diskutiert wird, dass nicht wirklich Zielführend ist und sogar komplett andere Themen diskutiert werden. Weiter passiert es auch oft, dass jemand bei der Umsetzung Themen auffallen, die auch noch schön, oder relevant sind, an die nicht gedacht wurde, oder die sich aus der aktuellen Arbeit ergeben und daraus entstehen dann wieder viele Diskussionen, die nicht geplant waren.
All das ist „den Fokus verlieren“. Natürlich sind eine immer wiederkehrende Überprüfung und Hinterfragen der Arbeit auf jeder Ebene wichtig. Sie muss aber abgestimmt und geplant sein.
Daher ist es wichtig, wenn eine Aufgabe angegangen wird, und es ergeben sich Neuerungen oder fragen, ist es für den Moment relevant und hindert mich an der Umsetzung oder verschlechtert sogar die geplante Lösung, oder kann ich sie aufnehmen und in dem nächsten Abstimmungs-Termin thematisieren, dass dort entschieden wird, wie damit umgegangen werden soll.
Viel Zeit geht genau aus hier in Projekten verloren, die Umsetzungen von Arbeitspaketen zeitlich aufblähen und keine geplanten Ergebnisse bringen.
Das Bild sieht so klar aus, dass wenn wie geplant vorgegangen wird, es auch in der geplanten Zeit umgesetzt werden kann und wenn es weitere Themen gibt, es länger dauert. Selbst wenn das neue Thema nicht angegangen wird, dauert es länger, weil die Aufnahme und der Entscheid, ob es angegangen werden soll, auch Zeit kostet.
In einem Projekt kommen immer Themen auf, und der initiale Plan sollte zeitlich nicht von Vornherein so knapp bemessen werden, dass keine Zeit für weitere Themen ist, jedoch kann eine Vielzahl von weiteren Themen diesen Baum so weit öffnen (Auf dem Bild ist ein Thema aufgeführt, wie würde es bei 20 oder 50 neune Themen aussehen?), dass der Überblick und der Fokus auf den initialen Plan verloren gehen kann.