Dokumentationen teilen sich in den Projektphasen in drei Bereiche auf. Beginnend konzeptionell, bei der Realisierung konkrete Schritte mit Umsetzungs-Aufgaben und abschliessend eine Zusammenfassung, wie die Software realisiert wurde.
- IST-Konzept Eine Aufnahme der aktuellen Prozesse und deren Umgebung und wie sie aktuell gelebt werden, wenn sie im Unternehmen schon vorhanden sind. Wenn nicht, und es werden neue Prozesse eingeführt, sollte dennoch die Umgebung zu den Prozessen aufgenommen werden, dass allen Projektbeteiligten die Ausgangslage klar ist.
- Use Cases Alle geplanten Anwendungsfälle, die für einen oder mehrere Prozesse oder Teile eines Prozesses relevant sind, sollten aufgenommen und gruppiert werden. Die aktuellen Anwendungsfälle sind hier nur für eine Transformation relevant, um Veränderungen, die durch das Projekt aufkommen nachverfolgen zu können.
- Soll-Beschreibung Abgeleitet aus dem IST-Konzept oder initial erstellt, sollten hier basierend auf den Use Cases die neuen oder angepassten Soll-Prozesse mit Ihren Phasen, Schritten und einer Beschreibung erfasst werden. Zudem ist alles, was für die Realisierung der Prozesse notwendig ist, hier initial und grob beschrieben.
- Lösungs-Konzept Die Prozesse aus der Soll-Beschreibung werden hier weiter detailliert und mit Systemen in Verbindung gebracht, wo und wie die Prozesse und deren zugrundeliegenden Use Cases realisiert werden sollen. Zudem werden alle für die Prozesse in der neuen Software notwendigen Themen hier aufgeführt.
- Technisches Lösungs-Konzept Neben dem Prozessualen und inhaltlichen Lösungs-Konzept, muss eine Software auch funktionieren. Daher ist bei jedem Softwareeinführungsprojekt ein technisches Lösungskonzept notwendig. Bei einer Standard Software ist es überschaubar und bei einer Individualen Entwicklung kann es sehr umfangreich sein.
- Test Cases sind konkrete Anwendungsfälle die aus Use Cases abgeleitet und mit Beispiel-Daten versehen sind, um die Use Cases anhand der Prozesse im System zu realisieren und nach der Realisierung auch als ein Arbeitsgang testen zu können und später für Schulungszwecke zu nutzen.
- User Story Eine User Story ist ein Arbeitsschritt eines Test Cases im System. Aufgeteilt in einen Satz wer, was warum ausführen will und sie hat genau formulierte Abnahmekriterien.
- Aufgabe Eine Aufgabe ist eine konkrete Tätigkeit im Projekt, die entweder organisatorisch, fachlich oder inhaltlich formuliert und einem Teilnehmenden zur Bearbeitung zugewiesen werden kann.
- Ergebnis-Dokumentation Zum Projekt-Ende muss die Lösung fachlich und technisch beschrieben werden, dass bei Fragen der Funktionalität oder technischen Realisierung ein Nachschlagewerk verfügbar ist. Diese Ergebnis-Dokumentation sollte bei Änderungen des Systems nach der Produktivstellung weiter bearbeitete und auf dem aktuellen Stand gehalten werden.