Wenn aus welchem Grund auch immer in einer Organisation eine neue Software benötigt wird, geht es um mehr als nur eine technische Unterstützung eines Prozesses oder Arbeitsweise mittels einer Software.
Es geht in erster Linie um einen Prozess, der mit richtigen Teilnehmenden, einem klaren Vorgehen und bestimmten Tools realisiert werden soll. Hierauf bin ich ein einem meiner ersten Posts eingegangen.
Wichtige Blickwinkel zum Prozess sind jedoch, wie die neue Softwarelösung organisatorisch, fachlich und technisch definiert oder angepasst und realisiert werden soll. Eine neue Software soll das Ergebnis eines definierten neu erstellten oder angepassten oder optimierten Prozesses darstellen und hat eben diese drei Bereiche als Grundlage. Oft wird in Projekten aus einem der drei Bereiche gestartet und hat auch den Fokus auf einen der Bereiche.
So gibt es eine Organisationsänderung durch ein Zusammenlegen oder Verändern von Abteilungen oder Verantwortungsbereichen oder Software wird durch Zukäufe von Firmen zusammengelegt und der Fachbereich muss sich danach richten.
Wenn beispielsweise die eingesetzte Software aus dem Support läuft, also so alt ist, dass der Hersteller sie nicht mehr mit Updates versorgt, ist der Treiber für das Projekt ein technischer Grund und neue Software arbeitet ganz anders als die aktuell eingesetzte.
Es gibt auch Fälle, in denen der Fachbereich mit der aktuellen Lösung nicht mehr zurechtkommt, weil sich über die Jahre der Markt oder die Anforderungen an die Software geändert haben.
Jeder der Bereiche kann ein Initiator für ein Softwareprojekt sein. Alle drei sollten aber immer betrachtet werden, egal woher die Anforderung an das Projekt kommt.
Daher sollten Softwareprojekte aus diesen drei Blickwinkeln betrachtet werden, egal woher sie initiiert wurden:
- Organisatorisch: Sind mit dem Projekt organisatorische Änderungen geplant und sind die Auswirkungen schon klar benannt. Oft wird in einem Projekt erst klar, dass die Änderung eines Prozesses auch organisatorische Optimierungen bedarf oder empfehlenswert sind. Dies sollte im Vorfeld schon angedacht und im Projektverlauf berücksichtigt werden.
- Fachlich: Sind in dem Projekt fachlich prozessuale Änderungen geplant. Selbst wenn keine Änderungen an den Prozessen geplant sind, wird mit jedem Projekt, sei es nur der Austausch einer Software, Optimierungen oder Anpassungen geben, weil die Software anders funktioniert, oder andere Möglichkeiten hat. Sind fachliche Anpassungen am Prozess geplant, müssen sie formuliert und im Projekt angegangen werden.
- Technisch: Jede Änderung an einer Software hat technische Auswirkungen. Das kann von Feldern oder einer Funktion, die gebaut werden muss, über Datenmengen, die sich ändern hin zu Integrations-Szenarien zwischen Software Systemen sein. Wichtig ist, dass die Software, wenn nicht die Anforderung „Wir nutzen 100% den Standard einer Software“ ist, als Werkzeug gesehen werden soll, und sich nach den organisatorischen und fachlichen Anforderungen richten sollte. Dagegen steht der oft geäusserte Wunsch oder die klare Vorgabe „So nah wie möglich am Standard zu bleiben“ und die Software nicht zu stark an die Organisatorischen oder fachlichen Anforderungen anzupassen. Dies muss je nach Zielen des Projekts berücksichtigt werden.