Wenn ein Projekt definiert ist, die SetUp Phase also abgeschlossen ist, und in einem KickOff Meeting allen beteiligten das Projekt präsentiert wird, kann schon mit den ersten Schulungen begonnen werden.
Schulungen im Projekt sind wichtig, dass sich alle Beteiligten in der Umgebung zurechtfinden. Das beginnt mit einer Schulung der Vorgehensweise im Projekt und deren genutzten Tools, dass klar ist, wie in dem Projekt gearbeitet und zusammengearbeitet wird. Es geht weiter in die Schulung des Systems, wenn es schon vorhanden ist, oder ein neues genutzt und angepasst werden soll. Dann sollten im Projektverlauf alle Anpassungen, die durch das Projekt entstehen und Neuerungen des Systems geschult werden, die vom Hersteller während des Projekts erscheinen und relevant sind.
Zur Fertigstellung des Systems, sollte eine Schulungs-Strategie erstellt werden, wer und wie und durch wen oder was initial und fortlaufend die Anwendung des Systems mit ihren Prozessen und Hintergründen geschult wird. Und nicht zu vergessen, sollte der Kundendienst auch zusätzlich die Technik verstehen und alle Informationen haben, dass das System stabil und performant läuft.
Eine Schulung kann vielfältig sein. Der Ablauf ist aktuell aber noch immer ähnlich wie vor vielen Jahren. Es gibt folgende Schritte, die in einer Schulung enthalten sein sollten:
- Ein Thema sollte beginnend übergreifend präsentiert werden, dass alle einen groben Überblick über die Themen haben, um die es grundsätzlich bei dem Thema und konkret in der oder den folgenden Schulungen geht.
- Dann sollte ein Teil Theorie erfolgen, in dem das konkrete Thema erklärt wird. Hier sind oft viele Informationen enthalten, die auf die Zielgruppe abgestimmt und ausgerichtet sein müssen.
- Im dritten Teil geht es an die Praxis. Hier wird, wenn es um die Nutzung einer Software geht, sie erstmal präsentiert. Dies kann auch als kleine oder gesamtheitlich als Video-Sequenzen aufgenommene Schulung sein, die verteilt wird.
- Der vierte Teil ist der wichtigste. Das eigene Anwenden der Software. In einer Schulung einer Software sollte immer ein praktischer Teil enthalten sein. Das kann eine Video Sequenz mit geführten Schritten, oder eine persönliche- oder remote-Schulung sein, in der der Vortragende die Schritte erklärt und die Teilnehmenden sie nachstellen. Dieser Teil der Schulung hat den Vorteil, dass alle Zugriff auf das System haben und sich auch konkret mit der Software auseinandersetzen.
- Und abschliessend sollte immer ein Folgetermin oder Ort für eine Vertiefung der Themen und der Möglichkeit, Fragen zu stellen und zu diskutieren geplant oder verfügbar sein.
Mit einer einfachen Schulung sind komplexe Systeme und eventuell neue Vorgehensweisen nicht ausreichend geschult. Oft werden die Schritte 1 und 2 Initial und in grösserer Runde geschult, die Schritte 3 und 4 in kleineren Runden, eventuell auch mehrere Schulungen durchgeführt und oft wird der 5. Schritt ausgelassen. Dieser ist aber besonders wichtig, dass bei Unsicherheiten jemand für Fragen und unterstützend bei der Anwendung zur Seite steht. Nachsatz:
Schulungen sind immer mit sichtbaren Kosten verbunden. Sie muss vorbereitet und aktuell gehalten werden. Es braucht Zeit, die Teilnehmenden zu schulen und auch nach der Produktivstellung immer wieder von der eigentlichen Arbeit weg zu holen, um Feedback einzuholen und Auffrischungen und Änderungen zu schulen.
Andersherum betrachtet, wird oft, wenn es keine gute Schulung und regelmässigen Austausch gibt, ein Eigenleben entstehen, dass unsichtbar Zeit kostet und in Summe gegenübergestellt teurer ist, als diese Vorgehensweise.
Menschen sind ungehört und dadurch unzufrieden. Das führt zu Vernachlässigung von Schritten, die jemand selbst nicht braucht, aber andere eventuell darauf angewiesen sind. Oder die Prozesse werden einfach nicht genutzt oder anders genutzt. Das führt zu Missverständnissen oder zusätzlicher Abstimmung, wenn jemand mit mehreren, die den Prozess und die Softwarenutzung unterschiedlich anwenden.