Es gibt nichts Schwierigeres, als eine Dokumentation (nach) zu pflegen, die an mehreren Stellen abgelegt oder verteilt ist.
Früher wurde alles in eine (Word) Datei geschrieben, weil es ausgedruckt und abgelegt werden musste. Diese Zeiten sind fast vorbei. Ich drucke in 2025 fast gar nicht mehr aus. Zudem war es immer schwierig, lange und breite Listen auf ein Blatt Papier zu bringen.
Daher wurde schnell aus einer Datei viele Dateien und für alles wurde eine eigene Datei erstellt. Sie wurden aufgeteilt anhand von Prozessen, fachlich, organisatorisch und technisch und grosse Listen wurden in (Excel)-Tabellendateien ausgelagert. Alle diese Dateien hatten ihre Versionen mit Bearbeitungsstand.
Wenn in einer oder vielen Dateien gearbeitet wurde, war die Schwierigkeit, dass nicht gleichzeitig an den Dateien gearbeitet werden konnte. Die Versionen mussten also mühsam zusammengeführt werden. Hier ist schnell eine Komplexität und Unübersichtlichkeit entstanden. Das Zusammenarbeiten in Dateien an einem geteilten Speicherort mit verschiedenen Beteiligten Firmen ist noch gar nicht so lange in der Softwareeinführung etabliert.
Mehr und mehr geht es dazu über, in sogenannte Kollaborations-Software, die überwiegend Web-basierend sind zu arbeiten, also nur online zu dokumentieren. Das hat den Vorteil, dass an einer Stelle gearbeitet wird und Teilnehmende aus unterschiedlichen Unternehmen punktuell oder generell berechtigt werden können. Somit kann ein Thema immer an einer Stelle bearbeitet werden. Wo welche Themen bearbeitet werden, muss im Projekt definiert sein. Ob es Textdateien oder Tabellen-Dateien sind, die an einem geteilten Ort gespeichert sind, um zusammen und gleichzeitig in der Datei inhaltlich zu arbeiten oder ob es eigene Web-Software sind, in denen an Themen zusammengearbeitet wird, ist zum einen eine Frage der Möglichkeiten und Lizensierung und zum anderen der Effektivität.
Es sollte in der heuteigen Welt eine Arbeitsumgebung geben, in der Anforderungen aufgenommen, dokumentiert, bearbeitet, realisiert, optimiert und getestet werden immer zentral und für alle in der aktuellen Version zur Verfügung stehen. Idealerweise in einer Web-Software mit Historisierung und Archivierungs-Möglichkeiten von Versionen.
Somit ist das Ziel die Mischung der Nutzung. So viel wie möglich sollte in Web-Software realisiert werden. Punktuell ist es aber notwendig auch einzelne Dateien zu verwenden. Ob zur besseren gemeinsamen Bearbeitung von Listen, oder Präsentationen. Und die versionierte Ablage von einem Stand einer Dokumentation aus einer Zusammenarbeit gibt es noch immer. Zwar nicht mehr ausgedruckt, aber wenn für eine Kollaborations-Software ein Konzept erstellt wird, dass im Projektverlauf weiterbearbeitet wird, sollte zu bestimmten Meilensteinen eine Abnahme mit einem definierten Inhalt erfolgen. Dass kann idealerweise mit einem Export in eine Textdatei und Ablage in einem Web-Speicherort erfolgen.