Eine Konzeption ist auch in der heutigen Zeit bei einem Software- Einführungsprojekt noch nötig. Ein Konzept beinhaltet ein gemeinsames Verständnis zu dem Projekt, daher sollte es auch heute noch vor der Umsetzung gestartet werden. Wo es dokumentiert wird, ist egal. Ob es auf einer Web Plattform oder einer Word Datei erstellt und gespeichert ist, macht keinen Unterschied. Dass es erstellt und allen zugänglich ist, ist ausschlaggebend.
Für ein Softwareeinführungsprojekt sind bis zu 4 Konzepte notwendig, wobei die ersten beiden oft zusammengefasst werden. Die Konzepte müssen aufeinander aufbauen.
Begonnen bei der IST-Dokumentation, um ein Verständnis der bestehenden Prozesse zu bekommen. Übergeben an das Soll-Konzept, was die neu vorgesehene Prozess-Landschaft abbildet.
Gesondert in einem Konzept wird das Lösungs-Konzept erstellt. Hier wird aus den Soll-Prozessen ein Konzept erstellt, das eine erste Idee der Lösung anhand der Prozesse beschreibt, die in der späteren Umsetzungs-Phase als Grundlage dient.
Abgeleitet aus dem „Lösungs-Konzept“ muss, wenn es notwendig ist und die neue Lösung komplex und nicht mit einer Standard Software realisiert werden kann, ein Technisches Lösungskonzept erstellt werden. Es ist somit optional, aber bei einer gewissen Komplexität notwendig. Dieses technische Lösungskonzept wird mit der Umsetzung oder eine „Proof of Concept“ begonnen und über die gesamte Umsetzungs-Phase weiterbearbeitet, dass zum Ende des Projekts eine technische Systemdokumentation vorhanden ist.
Die Zielgruppe für eine Dokumentation ist immer wichtig, im Vorfeld zu wissen. Also wer wird die Konzepte lesen und wer muss sie verstehen. Die Konzeptionen richten sich in erster Linie an alle Beteiligte und interessierten eines Projektes.
Es ist in den ersten 3 Themen eine eher fachliche und organisatorische Dokumentation mit technischen Detaillierungen. Daher sollte es zu Beginn der Dokumentation organisatorisch und fachlich beginnen und technische Themen nur soweit beschrieben werden, dass auch nicht technisch versierte Beteiligte sich darunter grob etwas vorstellen können. Auf der anderen Seite sollten die fachlichen Anforderungen so klar formuliert sein, dass daraus das technische Lösungskonzept erstellt werden kann.
Das vierte Konzept, das technische Lösungskonzept ist hingegen ausschliesslich für die technisch versierten Beteiligten vorgesehen und hier sollte es sehr technisch dokumentiert sein. Da es sich hier um ein gemeinsames Verständnis der technischen Lösung handelt und Visualisierungen in der Umsetzung für alle jederzeit zugänglich sein sollten, ist es ein lebendes Dokument in der Umsetzungs-Phase, dass zum Ende des Projekts die technische Lösung beschreibt.