Das Vorgehen der Betreuung der Stakeholder lässt sich in einem einfachen Ablauf beschreiben.
Stakeholder Identifizieren: Anhand der Rollen und externen Stakeholder, Beschreibung alle möglichen Stakeholder identifizieren und namentlich mit ihrer Stakeholder Rolle aufführen.
Das Warum erfragen: Die Bedürfnisse und die Erwartungshaltungen oder auch Ablehnung sollen hier neben der Einschätzung zu Interesse und Einfluss auf das Projekt aufgenommen werden.
Das Wie erarbeiten: Sind die Menschen und deren Warum für das Projekt identifiziert, geht es nun darum, inwieweit sie anhand der Stakeholder Matrix (Einfluss und Interesse) in das Projekt eingebunden werden müssen und welche konkreten Aktivitäten für die Behandlung der Stakeholder benötigt werden.
Laufende Betreuung: Über die gesamte Projektlaufzeit von Projekt Setup bis hin zur Anwendung der neuen Lösung müssen die Stakeholder anhand ihrer Rolle und dem in dem Wie identifizierten Aktivitäten behandelt werden.
Änderung Stakeholder?: Periodisch muss überprüft werden, ob sich Änderungen an den Stakeholdern ergeben haben.
Warum ändern?: Hat sich an den Bedürfnissen, Erwartungshaltungen, Einfluss oder Interesse etwas geändert, muss dies aktualisiert werden.
"Wie" ändern?:Hat ich etwas an den Massnahmen das "Warum" geändert, müssen die Massnahmen, dass "Wie" aktualisiert werden.
Neue Stakeholder?: Regelmässig musss überprüft werden, ob es neue zusätzliche Stakeholder gibt, die in die Liste aufgenommen und betreut werden müssen.
Weiterhin Stakeholder?: Auch sollte regelmässig überprüft werden, ob die aktuellen Stakeholder noch relevant und aktiv sind.
Prozess Ende: Wenn Er / Sie nicht mehr als Stakeholder relevant ist, braucht es die Betreuung des Stakeholders auch nicht mehr und der Prozess endet für diesen konkreten Stakeholder.