Stefan's Blog

Nachdem die grundsätzlichen Ziele wie im vorigen Blog beschrieben aufgeführt sind, kann daraus der Scope erstellt werden.

Der Scope ist der „geplante umzusetzende Umfang“.

Idealerweise gibt es schon eine Projektübersicht, in der die Haupt- und Unterstützenden-Prozesse, sowie die begleitenden Schritte im Projekt aufgeführt sind. Diese können sogar schon zeitlich in Phasen aufgeteilt sein.

Weiter detailliert, kann der oder die Prozesse für das (Teil-)Projekt beschrieben und die Phasen der Prozesse nach Projektfortschritt detaillierter formuliert werden. Der Scope wird in jeder Phase des Projektes neu beschrieben, Dass heisst aber nicht, dass sich der Scope grundsätzlich ändert, sondern dass er wie ein roter Faden durch das Projekt mit jeder Phase genauer definiert und formuliert ist. Somit ergibt sich der Scope pro Phase wie folgt:

• Ist-Aufnahme: Die aktuelle Prozess-Übersicht und die Prozesse, die angepasst werden sollen, sind grob aufgeführt. Neue Prozesse, die eingeführt werden sollen, sollte in der Ist-Beschreibung auch aufgeführt werden, um Anhaltspunkte für die nächste Phase zu haben. Die aktuellen Benutzergruppen sind auch aufgeführt.
• Soll Beschreibung: Hier ist das erste Zielbild mit der Projektübersicht und den Soll-Prozessen incl. ihrer Phasen und Schritte, der Soll-Benutzergruppen (wenn sie sich ändern) und mit Bezug zu den Ist-Prozessen und ihren Änderungen grob beschrieben.
• Übersetzung in Systeme: Hier ist der Scope für die Umsetzung. Die Projektübersicht und die zu realisierende Prozesse mit ihren Phasen mit Systembezug und den involvierten Benutzergruppen muss hier klar formuliert sein. Dies ist die Grundlage für alle aufkommenden Fragen der Umsetzung, ob sie Teil des Projekts sind, oder nicht.

Begleitet wird der Scope begonnen mit einer groben Idee der Systemarchitektur, die immer konkreter wird. Es kann beispielsweise aufgeführt werden, dass die Lösung in einer bestimmten Hersteller-Technologie oder -Software realisiert werden soll und bestehende Systeme angebunden werden sollen. Es kann aber auch oder grundsätzlich bei den Systemen ein „noch zu definieren“ aufgeführt werden. Beispielsweise 3 Systeme zur Bearbeitung zwischen einem neuen System und dem bestehenden Dritt-System, und die anfallenden Dateien in einem Dokumentensystem. Bei der Übersetzung in Systeme sollte die Systemarchitektur jedoch klar formuliert sein.

Auch wichtig ist ein Out of Scope (nicht im Projekt-Umfang enthalten). Themen, die nicht Teil des Projektes sind, können hier aufgeführt werden. Ein offensichtliches Ausschliessen ist wichtig, weil es klar benannt ist. Oft werden Ausschlüsse nicht aufgeschrieben, und unterschwellig wird angenommen, dass Themen noch kommen, oder „Wir haben doch darüber gesprochen“. Daher hat es mir sehr oft geholfen und auch grosse Verständnis-Diskussionen ausgelöst oder aber verhindert, wenn Themen in diesem Kapitel aufgenommen wurden. Ein Out of Scope heisst, wir reden in dem (Teil-)Projekt nicht mehr darüber, bis es in den Scope aufgenommen wurde.