Ist das Zielbild in einem Projekt definiert, kann auch grundsätzlich definiert werden, ob es alte Daten gibt, die übernommen werden sollen.
Wenn in der neuen Umgebung auch mit bestehenden Daten gearbeitet werden soll, ist ein Datenmigrationskonzept notwendig. Übrigens auch, wenn ein System weiterentwickelt wird, und sich die Datenstruktur, oder die Nutzung der Daten ändert, braucht es eine Überlegung, wie mit den bestehenden Daten neu umgegangen werden soll.
Die ersten Überlegungen zur Datenmigration sollten schon recht früh unternommen werden, wobei erst im Verlauf des Projekts konkret auf die zu migrierende Elemente eingegangen werden kann.
Es gibt folgende Fragestellungen bei dem Datenmigrationskonzept:
- Welche Daten werden benötigt zu migrieren
- Wie müssen die Daten transformiert werden, um in die neue Struktur zu passen
- In welcher Reihenfolge müssen sie importiert werden
- In welcher Vorgehensweise soll die Datenmigration ablaufen
Das Bild zeigt ein Beispiel eines Datenmigrationskonzepts. Es gibt Altsysteme und Neusysteme und die Daten müssen, wo nötig, transformiert werden. Die Reihenfolge der Datenmigration zeigt die Abhängigkeiten der Elemente aufeinander. Es muss nicht diese Art von Alt- und Neusystemen sein, es können mehrere zu weniger oder wenige zu mehreren und auch weitere hier nicht angegeben Systeme beinhalten.
Folgende Liste beschreibt die Gründe der Reihenfolge:
- Grunddaten, die von den zu migrierenden Tabellen benötigt werden, müssen zuerst in die Systeme geladen werden. Dass sind beispielsweise Benutzer, aber auch Wertelisten wie Sprachen etc.
- Oft wird begonnen mit den ERP-Daten, weil hier auch oft die Führung für Stammdaten liegt, die wiederum die Basis für viele andere Tabellen sind. Stammdaten sind beispielsweise Kundendaten mit Firmen und Kontakten aber auch Produkte und dann kommen die Bewegungsdaten.
- Sind die Ersten Daten im ERP geladen und es gibt zukünftige Schnittstellen, diese an CRM zu übertragen, werden die Schnittstellen als zweites aktiviert, dass alle Daten, die im ERP erstellt wurden und für CRM relevant sind, an das CRM-System übertragen werden.
- CRM-Daten sind meist weitere Informationen zu den ERP-Daten, bauen also auf ihnen auf. Kunden kommen aus dem ERP-System, Interessenten können beispielsweise nur im CRM-System gepflegt werden. Daher müssen jetzt bei den Stammdaten, die Kundendaten um CRM-Daten angereichert und die Interessentendaten übertragen werden. Dann kommen hier auch die Bewegungsdaten dazu.
- Manchmal kommt es auch vor, dass Prozesse, die vorher im ERP-System ausgeführt wurden, nun in das CRM-System verlagert werden (passiert öfter als man denkt). Daher ist dies auch ein Schritt, der entweder mit dem vorigen oder anstelle dem vorigen oder abhängig von dem vorigen ausgeführt wird.
- Auch oft kommt es vor, dass über die Zeit weitere Systeme genutzt wurden (sei es eine Software oder eine Excel Liste oder sonstiges strukturierte Daten). Diese werden genauso betrachtet und auf die schon mitgierten Daten aktualisiert oder dazu geladen.
- Neben den Daten in den Datenbanken der ERP- und CRM-Systeme gibt es Dateien, die oft auch an die neuen Systeme angebunden werden sollen. In diesem Beispiel sind es Daten aus einer Ordner-Struktur, die in ein Dokumentensystem überführt werden sollen. Hier müssen erstmal die Dateien an das neue Dokumentensystem übertragen werden.
- Sind die Daten übertragen, müssen sie mit dem neuen System verbunden werden. Je nach Systemen und Herkunft und Art der Dokumentenablage kann dieser Punkt mit dem Vorigen verbunden sein.