Hier ist der Hauptfokus auf dem, wie zukünftig gearbeitet werden soll relevant. Genauso wichtig ist aber auch die Herkunft. Wie wird der Prozess aktuell gelebt und welche Veränderung ist geplant.
Das kann folgende Herangehensweise haben:
- Der Prozess und die Arbeitsweise gab es vorher nicht, und es wird eine neue Arbeitsweise hinzugenommen
- Der Prozess und die Arbeitsweise gab es vorher nicht, und es wird eine neue Arbeitsweise hinzugenommen
- Es war zwar nicht allen klar, aber der Prozess wird schon gelebt
- Der Prozess wird gelebt und soll optimiert werden
- Der Prozess darf nicht oder nur minimal verändert, aber in einer neuen Software realisiert werden
Es bietet sich an, den Soll-Prozess erstmal neu zu visualisieren und dann den Bezug zu dem IST herstellen, um die Veränderung für den Ablauf und die Menschen, die damit zukünftig arbeiten sollen zu identifizieren. Zudem lässt sich aus der Liste der Veränderungen auch ableiten, welche Vorteile der neue Prozess mit sich bringt. Das können Arbeitserleichterungen im Ablauf oder medienbruchreduzierte Schritte sein, aber auch neue oder veränderte Zuständigkeiten mit sich führen.
Daher sollten die zukünftigen Rollen mit ihren Verantwortungen in der Soll-Definition klar formuliert werden. Wenn die Rollen, die auf Menschen später angewendet werden, noch nicht klar sind, kann es Auswirkungen auf den Prozess haben. Bsp. Ein Angebot wurde bisher vom Aussendienst aufgenommen und vom Innendient erstellt. Jetzt hat der Aussendienst die Möglichkeit mit einfachen Klicks, ein Angebot selbst zu erstellen. Hier baucht es den Innendienst dann für diese Schritte nicht mehr und der Innendienst kann sich auf andere Themen konzentrieren.
Aus dieser Ablaufbeschreibung mit Verantwortungen der Schritte pro Rolle heraus lassen sich Use Cases, Test Cases und daraus User Stories ableiten, auf die ich in einem später Post im Detail eingehe.
Software hat oft schon vorgefertigte Lösungen, die hier initial identifiziert werden kann. Daher kann aus den neuen Prozessen eine Ziel-Architektur initial erstellt werden, die aber in der nächsten Phase überprüft und weiter konkretisiert wird.
Sind die Soll-Prozesse aufgenommen, können aus der Ist-Aufnahme die Prozessualen Verbesserungsvorschläge gegengeprüft werden, ob sie schon formuliert wurden, oder jetzt eingebunden werden, oder doch nicht mehr so richtig in den neuen Prozess passen.
Die Ziele und der Scope sollten abschliessend auch gegengeprüft werden, ob das Ergebnis diesen entspricht, oder ob sie zurück an die höhere Instanz zurückgegeben werden müssen, zur eventuellen Anpassung.