Bei der Umsetzung einer Softwareeinführung ist es wichtig zu wissen, ob auf eine bestehende Funktionalität in einer Software aufgebaut werden kann, oder diese zuerst erstellt werden muss.
Kann eine Software oder ein Teil der Software für dem im Projekt relevanten Prozess verwendet werden, muss sie nur angepasst werden ist es ein Einführungs-Projekt. Wird jedoch der Prozess in einer Software neu modelliert oder weicht stark von der vorhandenen Funktionalität ab, ist es ein Entwicklungs-Projekt.
Ein Einführungsprojekt macht es bei der Umsetzung viel einfacher und es kann mit der bestehenden Funktionalität und dem eventuell vorhandenen Prozess-Ablauf gestartet werden. Hat die ausgewählte Software nicht die benötigte Funktionalität, oder den Prozess-Ablauf, muss dieser erst initial erstellt werden.
Wichtig ist, die Entscheidung erst in der Phase zu treffen, wenn der Soll-Prozess klar formuliert ist. Es muss auch die Freiheit geben, wenn in der Projektlaufzeit auffällt, dass eine Standard-Lösung zu sehr angepasst werden muss, bis zu einem gewissen Zeitpunkt im Projekt mit einer Individual-Lösung zu vergleichen und mit Vor- und Nachteilen die Entscheidung für eine Standard Lösung entweder zu bestätigen oder zu ändern.
Bei einem Einführungs-Projekt kann direkt mit dem System gestartet werden und auch die erste Schulung kann am Standard durchgeführt werden. Darauf aufbauend kann das System, wie zuvor beschrieben gemeinsam angepasst und optimiert werden. Somit kann bei einem Einführungs-Projekt schnell mit dem gesamten Projektteam und auch dem Fachbereich in die Umsetzungsphase gestartet werden.
Bei einem Entwicklungs-Projekt sieht es anders aus. Es muss zuerst ein Datenmodell anhand aller Prozesse und Use Cases erarbeitete werden, dieses muss grob umgesetzt werden und idealerweise wird der einfachste Use Case und mit dem Wissen der komplexen Use Cases mit seinen User Stories und ihrer geforderten Funktionalität umgesetzt. Erst dann startet die erste Schulung und darauf aufbauend kann das System gemeinsam weiter angepasst und optimiert werden.
Hieran ist zu sehen, dass es auf der Zeitschiene unterschiedliche Rollen und deren Menschen im Projekt benötigt. Bei einem Einführungsprojekt kann direkt mit dem gesamten Projektteam und dem Fachbereich und den Testern gestartet werden, wobei bei einem Einführungsprojekt Vorarbeit notwendig ist. Hier muss das Grund-SetUp Technisch aufbereitet und umgesetzt werden, bevor das gesamte Projektteam starten kann.
Ich hatte schon Projekte, bei denen ich nach der Installation des Systems gleich in grosser Gruppe mit der Software und deren Anpassung gestartet bin und andere Projekte, in denen ich Monate das System erstmal vorbereiten musste, weil Grund-Logik erst gebaut werden musste, bevor am System überhaupt der Prozess-Ablauf möglich war.
Daher sollte immer vor Beginn der Umsetzung allen bewusst sein, ob mit einer Software-Lösung gestartet wird, oder die geforderte Lösung doch individueller ist und eine Vorarbeit braucht.