Beschreibung
Wenn es um einen bestehenden Prozess geht, der in ein neues System überführt und/oder optimiert werden soll, muss der IST-Prozess klar formuliert sein. Hierzu gibt es für bestehende Prozesse oftmals Dokumentationen, die mehr oder weniger gelebt werden. Daher ist es wichtig, die aktuelle Dokumentation des aktuellen Prozesses aufzunehmen und mit dem gelebten Prozess abzugleichen. Hier gibt es oft sehr interessante Abweichungen oder gar komplett andere Prozesse, die um die Definition herumgehen oder ihn ganz aushebeln.
Daher ist es neben dem Einlesen der bestehenden Dokumentation wichtig, mit dem Anwenderkreis des Prozesses zu sprechen und die Erfahrungen in der Anwendung der Prozesse, also den gelebten Prozess, auch zu verstehen. Das ist der echte IST-Prozess.
Um einen Prozess aufzunehmen, gibt es Möglichkeiten von der Erfassung eines Textes bis hin zu einer sehr komplexen Visualisierungsmethode wie BPMN (Business Process Modelling Notation), die aus Erfahrung in der vollen Ausbaustufe nur sehr wenige verstehen. Daher bin ich über die Jahre auf eine einfache Visualisierung mit kurzer Erläuterung von Prozessen gekommen, heisst weniger Elemente in der Visualisierung und eine kurze schriftliche Erklärung zu der Visualisierung.
Die Schritte und Phasen eines Prozesses mit ihren Rollen sind ausschlaggebend bei der IST-Aufnahme. Der IST-Prozess sollte mit den genutzten Systemen und den Schnittstellen oder ihren Medienbrüchen genau wie er genutzt wird aufgenommen werden.
Mit der Aufnahme der IST-Prozesse (visualisiert und mit kurzer Beschreibung versehen) können erste Verbesserungsvorschläge aufgenommen werden. Diese können prozessual und funktional sein. Prozessual ist eine abweichende Vorgehensweise und funktional ist eine andere Handhabung und Anwendung der Schritte. Der Unterschied ist wichtig, weil in den nächsten zwei Phasen zuerst der Soll-Prozess prozessual beschrieben wird, um damit eine Grundlage für die Softwareentscheidung zu legen, die dann ihre funktionalen Schritte hat und mit Softwarebezug erarbeitet werden kann.
Mit der IST-Aufnahme sollten die bestehenden Systeme visualisiert und beschrieben und die Datenmengen grob aufgenommen werden.
